Le WordCamp Paris 2018, la dixième édition de la rencontre communautaire de la région parisienne dédiée à WordPress, s’est tenu le 9 mars 2018 à la Maison des Associations et de Solidarité de Paris, un lieu historique qui en aura accueilli 4 des 10.
Il a réuni 279 passionnés de WordPress « IRL » et a rassemblé au total le plus grand nombre de passionnés de son histoire (522) lorsqu’on ajoute celles et ceux qui l’ont suivi à distance grâce à sa diffusion en direct sur sa chaîne YouTube.
À propos du positionnement de notre WordCamp.
Cette année, nous avions à cœur de mettre la communauté sur le devant de la scène et de célébrer avec elle dix magnifiques années de WordCamps à Paris. C’est la première annonce que nous vous avons faite à l’ouverture de ce site.
J’ai entendu et lu que certain·e·s d’entre nous l’ont interprété comme un retour en arrière, il s’agit plutôt d’une nouvelle marche progressive et assumée vers un rapprochement de ce qu’est un WordCamp pour WordPress :
- une fête annuelle donnée par le groupe meetup de la région parisienne en l’honneur de notre projet open source ;
- un rassemblement inclusif, ouvert à tou·te·s, décontracté, abordable, bienveillant et très raisonnable vis à vis des considérations de « standing » que certaine·e·s pourraient espérer en raison de la particularité de notre cité capitale ;
- des retrouvailles, de nouvelles rencontres, du « fun », du partage de connaissances et de savoir-faire ainsi qu’un soupçon – toujours trop timide selon moi – de contributions au projet WordPress.
À propos du budget de notre WordCamp.
Abordable : c’est une des particularités majeures des WordCamps. Le prix pour assister à une journée de rassemblement est de 20 euros. Ce prix ne couvre qu’une partie de ce que coûte le WordCamp pour 291 participants (12 personnes ne s’étant pas présentées le jour du WordCamp). L’autre partie est financée par nos sponsors (Une nouvelle fois, grand merci à eux). Par ailleurs, une bonne pratique est de tout faire pour se rapprocher du coût par personne recommandé par l’organisation centrale des WordCamps, le « WordPress Community Support », qui est fixé à 40 euros. Comme vous pourrez le constater nous ne parvenons à nous en approcher qu’à partir du moment où nous intégrons les participants distants (ceux qui ont suivi la diffusion en direct).
| Coût par participant « IRL» | 82,90 € |
| Coût par participant « IRL» ou distant | 44,60 € |
Voici nos recettes pour cette édition 2018
| Sponsoring local métallique * | 18500,00 € |
| Sponsoring global | 6000,00 € |
| Billetterie | 5820,00 € |
| Sponsoring local micro | 1500,00 € |
| Total des recettes | 31820,00 € |
* Métallique regroupe les sponsors Platine, Or, Argent et Bronze.
- Les sponsors globaux sont renouvelés chaque année par l’organisation centrale des WordCamps et leur contribution permet d’obtenir dés la validation du budget prévisionnel du WordCamp une dotation permettant de faire face aux premiers frais à engager (ex: acompte pour réserver les salles).
- Les sponsors locaux qu’ils soient métalliques ou micros répondent à l’appel à sponsors d’un WordCamp en particulier et ce durant la phase de préparation de la rencontre communautaire.
Voici nos dépenses (par catégorie) pour cette édition 2018 :
| Restauration pour 300 personnes | 6999,00 € |
| Lieu | 3930,81 € |
| Accessibilité (Vélotypie) | 3168,00 € |
| Soirée de clôture | 2980,00 € |
| Autres dépenses | 2004,40 € |
| Dîner des orateurs | 1996,60 € |
| T-shirts 2018 | 1650,60 € |
| Signalisation et badges | 1393,20 € |
| Total des dépenses | 24122,61 € |
PS : tous les montants sont exprimés TTC, un WordCamp ne récupère pas la TVA.
Notre budget est donc excédentaire d’un peu moins de 7700 €. Cet excédent sera reversé au pot commun et permettra de contribuer au financement d’autres événements WordPress.
À propos de notre perception de ce WordCamp.
Nous avons envoyé aux 279 participants « IRL » de cette édition une enquête de satisfaction totalement anonyme pour recueillir leurs avis et surtout pour leurs permettre de contribuer aux prochaines versions du WordCamp. Ce baromètre est très important pour nous d’un point de vue quantitatif et qualitatif. Merci aux 104 d’entre nous qui ont pris le temps de répondre à cette enquête.
Ci-dessus, vous trouverez l’ensemble des résultats des appréciations et des commentaires qu’ils soient encourageants, constructifs, ou purement critiques.
Bien entendu, dés la fin de la journée du 9 mars, nous avions, nous les organisateurs bénévoles, perçu un certain nombre de situations délicates liées à des imprévus ou à des « sousprévus ». Certains de vos retours enfoncent le clou (parfois d’une manière très virulente) par rapport à ce que nous avions identifié.
Le 15 mars dernier, nous, les organisateurs bénévoles, nous sommes réunis pour préparer les éléments du débriefing que nous avons communiqué à l’organisation centrale des WordCamps suite à la publication de cet article. Voici, selon nous, les points forts de notre rencontre et les points d’effort sur lesquels il nous faudra travailler en prévision de notre rendez-vous de 2019.
Points forts
- La communication sur le site et son relais sur les réseaux sociaux (80 articles au total, celui-ci inclus).
- Le design des éléments graphiques (logo du WordCamp, wapuu « TiTi », style du site, T-shirt, signalétique / affiche souvenir pour les orateurs).
- La gestion de la logistique d’avant-événement.
- L’introduction des “totebags” (sacs à goodies de sponsors) qui a été appréciée par 85% d’entre nous.
- Le processus plus ouvert de la sélection des conférences et ateliers ainsi que son résultat : le programme.
- Le choix de la formule buffet dînatoire pour le dîner des orateurs.
- L’animation lors de la soirée de clôture et sa playlist contributive.
- Les deux innovations majeures de cette édition : le livestream et le sous-titrage en temps réels des conférences (Vélotypie).
- L’affectation de deux volontaires sur la prise de photos lors du WordCamp.
- L’animation/hommage aux organisateurs historiques du WordCamp de Paris.
- Les échanges thématiques de l’OpenBar.
- Back-up des organisateurs.
Points d’effort
- Aménager un espace unique et dédié à tous les sponsors.
- Commander les fournitures génériques beaucoup plus tôt pour éviter les achats dans l’urgence suite à la défaillance d’un fournisseur.
- Back-up des orateurs : proposer de refaire une conférence passée pour essayer de motiver plus d’orateurs à remplir ce rôle de sauveteur.
- Durée des conférences : 30 minutes ne laissent pas suffisamment de temps pour les questions. 40 minutes (dont 10 de questions) sont préférables.
- Tester à l’avance le bon raccordement de chaque ordinateur aux projecteurs et en prévoir un de secours.
- Restauration lors du WordCamp : la formule buffet est trop risquée par rapport à la disponibilité des régimes spécifiques ou à la garantie que chaque participant puisse se restaurer. Les portions individuelles offrent de meilleures garanties sur ces deux points.
- Prévoir des boîtes de rangement pour les badges et penser aux stickers si des emplacements sont prévus à cet effet.
- Prévoir des volontaires pour nettoyer la salle de restauration.
- Améliorer la gestion logistique d’après-événement et réfléchir à une “recyclabilité” du matériel promotionnel, de la signalétique et des badges.
- Revoir l’organisation de la contribution aux domaines du Make (le format OpenBar ne convient pas)
NB : j’en profite pour remercier, une nouvelle fois et au nom de toute l’équipe :
- l’association WordPress Francophone qui a joué un rôle important dans l’animation d’anniversaire en finançant ses gâteaux,
- o2switch qui est le seul sponsor à nous avoir proposé de financer une activité lors de la soirée de clôture comme le prévoyait son plan de sponsoring (Platine),
- l’équipe du WordPress Community Support qui était à nos côtés dans les bons moments mais aussi dans ceux qui étaient plus complexes à gérer et qui a toujours répondu à nos sollicitations avec une réactivité et une pertinence remarquable.
- Matt Mullenweg pour son tweet
Big congrats, I have fond memories of the WordCamp there and it sounds like it has come a long way since, the community even helped host WCEU! Paris holds a special place in my heart.
— Matt Mullenweg (@photomatt) March 11, 2018
Nous l’avons fait !
A l’issue du WordCamp Europe de 2017, incroyable accomplissement qui a couronné l’investissement de l’équipe du WordCamp de Paris en 2016 et a sollicité beaucoup de leur énergie, je me rappelle que nous n’en menions pas large avec Olivier au moment de contacter le WordPress Community Support pour proposer notre projet de WordCamp pour 2018. Nous étions, alors, les deux seuls qui avions clairement fait part de notre volontariat pour mener à bien cette dixième édition.
Notre projet, comme nous l’avons annoncé lors de l’ouverture de ce site, remettait l’aspect communautaire sur le devant de la scène, se réajustait par rapport à la norme « WordCamp » en se régionalisant, et lançait une nouvelle dynamique d’organisation en proposant un appel à organisateurs.
2 initiateurs sont devenus 12 hommes et femmes autonomes qui se sont formidablement investis bénévolement, 6 mois durant, en donnant le meilleur d’eux-même pour échafauder, malgré de terribles épreuves personnelles pour deux d’entre eux, une rencontre communautaire fidèle à l’esprit du WordCamp et aux valeurs de la communauté WordPress. Notre équipe c’est l’alchimie réussie entre l’expérience d’anciens organisateurs de WordCamps à Paris, Marseille et Lyon et la fraicheur de 6 débutant·e·s dans l’organisation d’un WordCamp tou·te·s issu·e·s du groupe meetup de la région parisienne. Le jour J, 8 bénévoles ultra-motivé·e·s nous ont rejoint pour compléter admirablement le staff du WordCamp Paris 2018.
La concrétisation est perfectible pour quelques détails, mais le plus important et ce dont nous sommes fiers c’est d’avoir atteint la ligne d’arrivée :
- sans incident majeur pour nos participants ni pour nos orateurs (bien que leur stress ait été mis à l’épreuve), ni pour les représentants de nos sponsors.
- tout en ayant satisfait globalement 90% de celles et ceux qui ont vécu notre rassemblement communautaire.
Cap sur 2019 !
Nous avons d’ores et déjà ajouté un dossier 2019 dans notre drive commun ainsi qu’une chaîne dédiée dans notre Slack pour commencer à discuter du prochain WordCamp Paris.
Cette année nous avons introduit pour la première fois la diffusion en direct et la vélotypie : ce sont désormais deux incontournables pour nos futures éditions. S’agissant de 2019, je peux déjà vous annoncer que la durée du WordCamp sera à minima plus longue d’une journée car nous l’introduirons par un vrai « contributor day ».
A l’année prochaine 😘
Félicitations et merci aux bénévoles et aux organisateurs/euses! C’était pour moi un événement très mémorable, et je suis honoré d’avoir participé en orateur.
Merci infiniment Boone, c’était génial de pouvoir t’entendre partager ton expérience de leadership des projets WordPress en français et te rendre disponible pour la matinée de contribution 💪👏👍
Bravo aux organisateur·ices, bénévoles, orateur·ices, participant·es, c’était un bel événement.
Je suis ravi que la prochaine édition intègre un contributor day (et vous pouvez déjà compter sur moi pour aider là dessus !), c’est la seule chose qui manquait pour moi à ce super WordCamp ! 🙂
Petit coup de cœur pour la conférence de Boone, qui était tout simplement… inspirante. <3 <3 <3
Bravo à tou·te·s et à l'année prochaine !!!
Pourquoi ne pas s entendre l année prochaine avec le seoCamp qui lui avait lieu le 22 mars. Les développeurs, les freelances, les agences sont souvent intéressés aussi par le SEO.Enchainer les deux événements dans la même semaine seraient moins onéreux et plus facile à gérer pour ceux qui viennent de province et souvent d’assez loin. Les frais de déplacement divisés par deux c toujours bon pour la planète et pour le porte-monnaie.
Bonjour Emile,
Merci pour ta suggestion. Si je comprends la difficulté, il me paraît très difficile de nous coordonner avec tous les événements qui pourraient intervenir pendant la période du WordCamp. En revanche, la mise en place du « livestream » cette année était pour nous une manière de proposer de suivre l’événement sans avoir à supporter des coûts de déplacement.
Bravo à tous. Excellente idée que la journée de contribution !
À l’année prochaine.